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下面以固定資產(chǎn)編碼規(guī)則設(shè)計(jì)為例來說明物料編碼的一些考慮事項(xiàng)。

固定資產(chǎn)管理是最常用的模塊之一，固定資產(chǎn)如果用自動(dòng)編碼的方式（這是最常用的方式），*友的系統(tǒng)（如U8或T系列）提供了四種可以選擇的編碼方式，包括：類別編號+序號、部門編號+序號、類別編號+部門編號+序號、部門編號+類別編號+序號。看到這里，很多人會(huì)感覺*友做得真是太人性化、太強(qiáng)大了，有這么方式讓我們選，然后一般就按習(xí)慣選擇一種，比如“部門編號+序號”。再指定序號長度（比如3位），就可以為固定資產(chǎn)生成編號了。比如03是人力資源部，05是營運(yùn)部，那么人力資源部的固定資產(chǎn)就是03001、03002、03003……，營運(yùn)部的固定資產(chǎn)就是05001、05002、05003……；感覺很清楚、很有條理。

但是實(shí)際上，*友的這種做法是一種很無知的錯(cuò)誤方式。剛開始這樣做時(shí)您可能不會(huì)在意，但用不了多長時(shí)間，您自己就能體會(huì)到。因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)是可以在各個(gè)部門間調(diào)配的，比如：幾個(gè)月后，原來人力資源部一臺編號為03007的電腦調(diào)到了營運(yùn)部，但是編號是不能改的，所以調(diào)過去后，用戶就會(huì)感覺一下子亂了，因?yàn)闋I運(yùn)部的固定資產(chǎn)編號應(yīng)當(dāng)是05XXX，但是這臺電腦調(diào)到了營運(yùn)部，編號還是03007。過的時(shí)間越長、調(diào)配越多，就會(huì)顯得越亂，這時(shí)用戶往往自責(zé)，我怎么這么愚蠢呢，人家*友明明提供了按類別+序號的方式，我為什么不按那種方式呢？

但是，真正愚蠢的是誰呢，是*友！因?yàn)樗麄兲峁┑倪@些編碼方式全是錯(cuò)的。您如果按類別+序號的方式，類別就能保證永遠(yuǎn)不變了嗎？所以，最后仍會(huì)遇到這些問題。同樣，按其它二種編碼方式也會(huì)是這種結(jié)果。真正正確的方式應(yīng)當(dāng)是由系統(tǒng)隨便自動(dòng)編號就行了（當(dāng)然，可以設(shè)定一個(gè)最長位數(shù)），但是必須與部門、類別沒有任何關(guān)系。

用戶會(huì)說，我們想從編號中看到一些信息，因?yàn)槲覀儠?huì)把編號貼在固定資產(chǎn)上，如果編號中有部門或類別信息，還是好的，這也是*友經(jīng)常辯解的理由。但是，固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)管理并不是這樣的：因?yàn)榫幪栔屑恿瞬块T、類別，卻無法保證這種規(guī)則，這樣的結(jié)果反而是誤導(dǎo)。相反，采用任意編碼的方式，才會(huì)真正做出好的管理方案：比如，可以把固定資產(chǎn)編碼做成條碼，在檢查或盤點(diǎn)固定資產(chǎn)時(shí)，利用條碼掃描終端，可以看到固定資產(chǎn)的全面信息，如所屬部門、類別、購入日期、維修記錄等全面的資料，如果需要更多信息，還可以做成二維條碼，將來還可以利用RFID，而不是只能從編號上看出個(gè)部門或類別（何況還可能是錯(cuò)的）。

當(dāng)用戶真正按任意編碼工作一段時(shí)間后，就會(huì)了解到這種方式的優(yōu)點(diǎn)，您會(huì)感到很輕松，而不必總想著部門、類別編號。實(shí)際上，不只是固定資產(chǎn)編號，很多類似的管理是同樣的，比如企業(yè)內(nèi)的職員編號，很多公司常用的方式是部門號+序號，或者習(xí)慣于總經(jīng)理編成00001，副總00002……，其實(shí)這樣做是不對的，正確的方式就是任意編號就行了。公司越大、業(yè)務(wù)越多，越會(huì)感受到這樣的優(yōu)點(diǎn)。

這種問題實(shí)際上是我們在多年前就已經(jīng)明確的東西，因?yàn)殡m然用戶可能不是很注意“編號”這種問題，但是編碼規(guī)則對于系統(tǒng)設(shè)計(jì)是最重要的基礎(chǔ)問題之一，是設(shè)計(jì)人員必須非常明確的。我們當(dāng)時(shí)因?yàn)樯唐芬龇诸惞芾恚ìF(xiàn)在商業(yè)管理中稱為“品類管理”），比如01是副食、06是飲料，很多人會(huì)想，是不是飲料類商品的編號應(yīng)當(dāng)是06001，06002……，而副食類的應(yīng)當(dāng)是02001、02002？我們當(dāng)時(shí)就發(fā)現(xiàn)這種方式是錯(cuò)誤的（雖然很多人第一感覺這樣好），道理很簡單，因?yàn)榉诸愂强梢宰兊摹?/p>

這個(gè)問題從理論上分析就真正清楚了，因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的編號是一個(gè)獨(dú)立的量，如果在這個(gè)編號中包含了某種規(guī)則，比如部門編號+序號、類別編號+序號，那么固定資產(chǎn)的編號就成了部門編號或類別編號的“函數(shù)”，所以是完全錯(cuò)誤的。建議*友再去學(xué)習(xí)一下初中的“變量”、“函數(shù)”是什么意思。

所以，*友的這種做法不是好不好的問題，而是錯(cuò)誤的。這種基礎(chǔ)問題在*友的系統(tǒng)中很多，*友如果不怕丟人，就別改。

我們反復(fù)強(qiáng)調(diào)，管理軟件本質(zhì)并不是軟件，而是軟件化的管理方案。應(yīng)當(dāng)給用戶提供的是正確的管理方案，而不是在自己對業(yè)務(wù)缺乏最基本理解的情況下，給用戶提供無數(shù)選項(xiàng)和設(shè)置，表面上顯得自己的系統(tǒng)功能強(qiáng)大，等數(shù)據(jù)亂了卻讓用戶以為是自己錯(cuò)了。用戶是使用系統(tǒng)的人，怎么能要求用戶去考慮編碼規(guī)則這些只有設(shè)計(jì)人員才應(yīng)當(dāng)考慮的問題？